Caos e disorganizzazione regnano nella tua casa e perdi giornate intere per reperire fatture e bollette? Allora è il caso di seguire un metodo ben preciso e dotarsi di strumenti adeguati, per organizzare tutti i documenti importanti, senza carte e scartoffie disseminate in modo disordinato per la casa.
Conservare la propria documentazione è importante per trovare rapidamente fatture e bollette, ma conferisce anche un senso di maggior ordine e pulizia alla casa.
La prima cosa da fare è trovare uno spazio dove conservare ed archiviare ordinatamente tutti i documenti. Indipendentemente che sia un armadio, un mobile o una cassapanca, l’importante è che sia sufficientemente grande.
Fogli, bollette e fatture si accumulano di anno in anno, quindi lo spazio non deve essere troppo ridotto.
Bisogna poi acquistare il materiale necessario, come cartelline, faldoni, penne colorate e spillatrici. Le etichette, in particolare, sono articoli molto utili che consentono di individuare e catalogare le cartelline rapidamente.
Si può trovare una proposta molto ampia sul sito di RAJA, leader nel settore del packaging, che comprende etichette in cartoncino, magnetiche, personalizzate ecc.
I documenti devono essere suddivisi in grandi gruppi, per poterli identificare immediatamente. É consigliabile scegliere cartelline o faldoni di diversi colori per ogni area, così da distinguerli meglio anche da un punto di vista cromatico e visivo.
In generale la documentazione va suddivisa in base a questi macro-gruppi: banca, auto, lavoro, fatture e bollette, casa, ricette e prestazioni mediche, dichiarazione dei redditi ed assicurazioni.
Ogni area a sua volta va suddivisa in piccoli micro-gruppi, rendendo la ricerca più immediata. Nella sezione dedicata all’auto, ad esempio, si possono inserire altre cartelline contenenti rispettivamente multe pagate, bollo, polizza assicurativa ecc.
Allo stesso modo, nella cartella dedicata alle utenze, è consigliabile inserire faldoni separati contenenti le bollette del gas, dell’acqua, della luce ecc.
Questo è il metodo più indicato da seguire, poi naturalmente ognuno può personalizzarlo secondo le sue necessità ed esigenze.
La legge impone la conservazione, entro una determinata tempistica, di ogni specifico documento. Trascorso il periodo indicato, si possono quindi eliminare quelli che non devono essere più conservati.
Durante questa operazione è importante utilizzare un efficace distruggi-documenti, che renda illeggibili i dati personali e le informazioni delicate, che possono finire nelle mani di malintenzionati.
Può capitare che, anche a distanza di anni, vengano recapitate nuovamente multe già pagate, o che venga richiesto il pagamento di un servizio già liquidato.
Per mettersi al riparo da cartelle pazze o altri inconvenienti, è sufficiente digitalizzare i documenti da smaltire e conservarli sul pc. In questo modo è possibile certificare, in ogni momento, l’avvenuto pagamento di un servizio o di una contravvenzione.
